Já uma boa administração da folha de pagamento pode reduzir ou evitar problemas, relacionados aos salários e benefícios dos colaboradores.
Sendo assim, é importante que a folha de pagamento seja bem gerenciada. Pensando nisso, vamos apresentar algumas dicas para auxiliar você nesse controle. Acompanhe!
Índice
Controle a jornada de trabalho
É fundamental controlar as horas de trabalho para que a folha de pagamento seja fiel à realidade. É necessário que se faça o registro das horas trabalhadas diariamente pelos funcionários.
Um sistema de controle de ponto digital facilitará muito nessa etapa porque calcula de automaticamente as horas trabalhadas, faltas, horas extras entre outros fatores, que influenciam na folha.
Realize a previsão de alguns custos
Quando os gastos são previstos, é possível provisionar antecipadamente a quantia para pagamento de despesas, como os décimos terceiros salários e as férias, sem que haja a necessidade de recorrer a empréstimos para cobri-las.
O melhor é que esse tipo de gasto seja considerado e planejado desde o início do ano, para evitar problemas na gestão financeira no final do ano.
Dê a atenção devida as horas extras
O caixa da empresa não pode ignorar questões como as horas extras e os adicionais noturnos. É preciso que ele esteja preparado e a garanta que tem como cumprir com as obrigações.
Além disso, é importante uma política de pagamento transparente, em que os funcionários tenham como saber a respeito dos seus rendimentos, bem como os descontos, os impostos retidos, entre outros.
Estabeleça os cargos e salários
A estrutura de cargos e salários é o que define a posição de cada colaborador no quadro de funcionários, além dos salários, das gratificações, dos benefícios e dos critérios para crescimento profissional na empresa.
Por meio dessa estruturação, fica mais fácil avaliar quantos colaboradores exercem cada cargo, simplificando o controle de gastos com pagamentos de remunerações e benefícios.
Estipule uma data para a entrega dos holerites
A entrega desse demonstrativo deve ser feita mensalmente e constitui uma obrigação legal da empresa. O envio pode ser realizado em diversos formatos, como: e-mail, plataformas online, impresso etc.
Use a tecnologia ao seu favor
O tempo gasto com o cálculo do pagamento de todos os funcionários da empresa pode ser muito grande, caso não se use a tecnologia como aliada.
Existem softwares que fazem o cálculo do pagamento de todos os funcionários de forma automática e, portanto, muito mais rápido. Esses sistemas geralmente atuam em conjunto, e além do controle da jornada de trabalho dos colaboradores, realizam também gestão do pagamento e a emissão do holerite.
No entanto, é preciso ter em arquivos a folha de pagamento assinada pelos colaboradores, para evitar problemas judiciais ou com a fiscalização.
Faça um backup dos registros
Como já mencionamos, a folha de pagamento é um documento de emissão obrigatória para fins de fiscalização. A empresa precisa arquivar cópias impressas da folha de pagamento para fiscalização ou auditorias. Ter um backup desses documentos, além de evitar problemas judiciais ajuda o gestor a compreender a situação financeira da organização e planejar ações com base nela.
Esperamos que com essas dicas você tenha entendido a importância de uma gestão eficiente de uma folha de pagamento. Mas, caso você precise de ajuda fale com a Ello Gestão Contábil. Estamos acostumados a gerenciar um grande volume de dados e informações de cada funcionário. Além disso, temos conhecimento aprofundado sobre taxas, tributações e contabilidade em geral, com a experiência de mercado que você pode contar para cuidar disso.
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