Como garantir que sua empresa esteja em conformidade fiscal

Estar em conformidade fiscal não é apenas uma questão de evitar problemas com o fisco. Para qualquer empresa, seja ela grande ou pequena, manter-se dentro das regras fiscais é essencial para a saúde financeira do negócio e para garantir sua continuidade no longo prazo. O não cumprimento das obrigações fiscais pode resultar em multas pesadas, juros altos e até em ações mais severas, como o bloqueio de contas bancárias ou a paralisação das atividades empresariais.

Neste artigo, vamos explicar como garantir que sua empresa esteja em conformidade fiscal, evitando surpresas e proporcionando uma gestão mais tranquila e segura.

1. Mantenha Todas as Declarações e Tributos em Dia

A principal forma de evitar problemas com o fisco é garantir que todos os tributos e declarações sejam entregues dentro do prazo. O Brasil possui um sistema tributário complexo, com diversas obrigações, tanto federais quanto estaduais e municipais. Isso significa que sua empresa precisa estar atenta a uma série de compromissos fiscais ao longo do ano.

• Declarações periódicas: São aquelas que a empresa precisa enviar regularmente ao fisco, como a Declaração de Imposto de Renda (IRPJ), a Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais (DCTF), e a Declaração do Simples Nacional (DASN-Simei), entre outras.
• Pagamento de tributos: Além das declarações, há o pagamento regular de impostos, como o PIS/Cofins, o ICMS, o ISS, o INSS e o IRPJ, entre outros, que variam de acordo com o regime tributário da empresa (Simples Nacional, Lucro Presumido ou Lucro Real).

Manter esses tributos e declarações em dia é a base para garantir que sua empresa esteja dentro das regras fiscais. Para isso, é essencial acompanhar os prazos e não deixar para última hora. Multas e juros podem ser aplicados quando o pagamento ou envio de documentos é feito com atraso.

2. Tenha um Controle Rigoroso das Obrigações Acessórias

Além das obrigações fiscais principais (impostos e tributos), a sua empresa também precisa cumprir com as chamadas obrigações acessórias. Elas são exigidas pelo fisco para comprovar que a empresa está realizando suas atividades de acordo com as normas fiscais.

As obrigações acessórias incluem:

• Emissão de notas fiscais eletrônicas (NF-e): A empresa precisa garantir que todas as vendas e transações estejam corretamente documentadas e que as notas fiscais sejam emitidas conforme a legislação vigente.
• Escrituração fiscal: As empresas devem manter registros detalhados de suas receitas, despesas e outras transações financeiras, que podem ser solicitados pelo fisco a qualquer momento.
• Declarações acessórias: Dependendo do porte e do tipo de atividade, a empresa pode ser obrigada a enviar outras declarações, como a EFD (Escrituração Fiscal Digital), ECD (Escrituração Contábil Digital), entre outras.

A falta de controle e o não cumprimento das obrigações acessórias podem resultar em autuações e penalidades. Portanto, é fundamental garantir que esses documentos e registros sejam mantidos atualizados e organizados.

3. Invista em uma Contabilidade Organizada

Uma das melhores formas de garantir que sua empresa esteja em conformidade fiscal é contar com uma contabilidade bem estruturada. Ter um contador experiente e organizado pode ser a chave para evitar problemas com o fisco e otimizar sua gestão financeira.

• Acompanhamento de obrigações fiscais: O contador é responsável por monitorar e garantir que todas as obrigações fiscais, tanto principais quanto acessórias, sejam cumpridas corretamente e dentro dos prazos.
• Consultoria e planejamento tributário: Um contador especializado pode ajudar a sua empresa a escolher o melhor regime tributário, o que pode resultar em uma economia significativa de impostos. Além disso, ele pode ajudar a evitar riscos fiscais e a planejar o pagamento de tributos de forma mais eficiente.
• Organização de documentos: Uma boa contabilidade também garante que a empresa tenha toda a documentação fiscal organizada e arquivada de forma adequada, para o caso de uma eventual auditoria ou fiscalização.

Além disso, a contabilidade ajuda a controlar o fluxo de caixa da empresa, gerenciar os tributos de forma estratégica e garantir que as deduções e benefícios fiscais sejam corretamente aplicados.

4. Fique Atento às Mudanças na Legislação

A legislação tributária brasileira está em constante mudança. Novas leis, decretos e regulamentos podem ser publicados a qualquer momento, e essas alterações podem impactar diretamente as obrigações fiscais da sua empresa. Ficar atualizado sobre essas mudanças é fundamental para não correr o risco de cometer erros ou negligenciar novas exigências do fisco.

Manter-se informado sobre as mudanças na legislação fiscal pode ser uma tarefa desafiadora, mas é essencial para garantir a conformidade da sua empresa. Para isso, considere:

• Acompanhamento de sites e publicações oficiais: Sites como o da Receita Federal, das Secretarias da Fazenda Estadual e Municipal, além de publicações especializadas, podem ajudar a manter sua empresa atualizada.
• Consultoria jurídica e contábil: Além do contador, um advogado especializado em direito tributário pode oferecer suporte adicional para interpretar mudanças legislativas e garantir que sua empresa esteja em conformidade.

Garantir que sua empresa esteja em conformidade fiscal é fundamental para evitar problemas com o fisco e garantir que o negócio continue operando de forma legal e eficiente. Mantenha as declarações e tributos em dia, tenha um controle rigoroso das obrigações acessórias e invista em uma contabilidade organizada para evitar riscos fiscais.

Com um bom planejamento, acompanhamento contínuo e a ajuda de profissionais especializados, você pode manter sua empresa dentro das regras fiscais e focar no crescimento do seu negócio com tranquilidade.